Privacybeleid

Seiryoku Zenyo (hierna "wij" of "de club") hecht groot belang aan jouw privacy. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze nodig hebben, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt — conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie zijn wij?

Verwerkingsverantwoordelijke: Seiryoku Zenyo. Voor vragen over jouw gegevens: [email protected].

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt, verwerken we:

• Identiteitsgegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht.
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, woonadres.
• Gezinsgegevens: relaties tussen ouders en kinderen voor het ledenbeheer.
• Lidmaatschapsgegevens: inschrijfdatum, status, gordel- en examenhistorie, aanwezigheidsregistraties.
• Betaalgegevens: lidgeldbetalingen via Stripe (wij ontvangen alleen meta-data zoals bedragen en betaalstatus; bankgegevens worden uitsluitend door Stripe verwerkt).
• Medische notities (optioneel): door jou opgegeven om trainers te informeren over relevante medische aandachtspunten. Versleuteld opgeslagen.
• Technische gegevens: IP-adres en browser-info ten behoeve van logging en beveiliging.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Uitvoering van het lidmaatschap en deelname aan trainingen (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst).
• Innen van lidgeld via Stripe (uitvoering overeenkomst).
• Communicatie over trainingen, examens en clubmededelingen (gerechtvaardigd belang).
• Wettelijke verplichtingen, met name boekhoudkundig en fiscaal (BE: bewaarplicht 7 jaar).
• Beveiliging en fraudepreventie via logging (gerechtvaardigd belang).

4. Met wie delen we gegevens?

• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) voor betaalverwerking.
• Trainers en bestuur van de club, uitsluitend voor de noodzakelijke taken (aanwezigheid, examens, ledenbeheer).
• Hostingpartner voor het draaien van deze applicatie.
• Overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht.

We verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Actieve leden: zolang het lidmaatschap loopt.
• Vertrokken leden: na uitschrijving worden persoonsgegevens standaard geanonimiseerd na 2 jaar. Gordelhistorie blijft als geanonimiseerd clubarchief bewaard.
• Financiële records: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Audit-logs: 7 jaar voor compliance-doeleinden.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: TLS-versleuteling, versleutelde opslag van gevoelige velden (zoals medische notities), wachtwoordloze login via magic-link, rolgebaseerde toegangscontrole, audit-logs op gevoelige acties, en regelmatige back-ups.

7. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht op:

• Inzage in jouw persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking of bezwaar tegen verwerking.
• Overdraagbaarheid van jouw gegevens.
• Klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Stuur een verzoek naar [email protected]. Binnen onze ledenapp kun je via "Mijn gegevens" ook zelf een gegevensexport of accountverwijdering aanvragen.

8. Minderjarigen

Voor leden onder 18 worden gegevens beheerd via het account van een ouder of wettelijke voogd, die uitdrukkelijk toestemming geeft bij inschrijving. De minderjarige krijgt op zijn 18e verjaardag de mogelijkheid om het account naar eigen naam te zetten.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De datum bovenaan deze pagina toont de laatste wijziging. Bij belangrijke aanpassingen brengen we leden actief op de hoogte.

Deze tekst is een eerste versie — controleer met je jurist voor een definitieve versie die specifiek aansluit bij jullie clubpraktijk.